Privacybeleid

De laatste versie van dit privacy beleid dateert van 23 september 2009

Privacy beleid

DOCS heeft dit privacybeleid opgesteld om aan te tonen dat privacy bij ons centraal staat en geeft een kort overzicht van ons beleid inzake het verzamelen, gebruiken en overdragen van persoonlijke gegevens en van de veiligheidsmaatregelen die zijn getroffen om uw gegevens te beschermen. De meeste pagina’s op onze website kunnen bezocht worden zonder persoonlijke gegevens te hoeven verstrekken. In een enkel geval hebben we aanvullende informatie nodig om de informatie en diensten te verlenen die door u worden gevraagd en dit privacy beleid licht de verzameling en het gebruik van persoonlijke gegevens toe met betrekking tot die situaties. Wij verzoeken u vriendelijk dit privacy beleid volledig te lezen.

Wie zijn wij

Als wereldwijd bedrijf voor de werving en selectie van personeel hosten wij een aantal wervingswebsites waar we personen/sollicitanten de mogelijkheid bieden hun persoonlijke informatie en CV in te voeren in onze doorzoekbare database die een grote hulp is bij het snel vinden van een baan. We verzamelen persoonlijke informatie en verwerken deze informatie voor klanten en leveranciers als onderdeel van onze diensten op personeelsgebied. DOCS heeft filialen in de meeste grote Europese landen en tevens in de Verenigde Staten van Amerika waarmee uw persoonlijke informatie gedeeld kan worden.
Hieronder vindt u een uitleg over wat er precies gebeurt met de persoonlijke informatie die u verstrekt. Het privacybeleid is van toepassing op alle informatie die we over u verzamelen, bijvoorbeeld tijdens een intakegesprek, door middel van onze DOCS-websites of via andere communicatiemiddelen.
Dit privacybeleid is niet van toepassing op websites die toebehoren aan andere organisaties of personen naar wie een hyperlink vanaf onze eigen websites leidt. In andere landen zijn andere wetten en regels van toepassing voor het verzamelen en gebruik van uw persoonlijke informatie.

Hoe we uw persoonlijke informatie verzamelen en gebruiken

We verzamelen uw informatie op verschillende manieren. Allereerst verzamelen we de informatie die u zelf verstrekt (bijvoorbeeld als u op een online formulier informatie over uzelf invult, ons uw curriculum vitae stuurt, ons belt of e-mailt of langs andere kanalen benadert). Over het algemeen gebruiken we de door u verstrekte informatie om een passende functie voor u te vinden, om u voor te stellen aan een klant, om uw persoonlijke voorkeuren vast te stellen en deze te koppelen aan voor uw relevante diensten, of voor eigen promotieactiviteiten van DOCS.
Ook gebruiken we uw informatie voor doeleinden die gerelateerd zijn aan uw interactie met ons en voor de diensten op het gebied van werving en selectie die wij aan onze klanten leveren (zoals hierboven beschreven). Dit heeft ook betrekking op gegevens van een contact dat we tijdens onze dienstverlening kunnen hebben en gegevens omtrent referentiechecks, de verificatie van diploma's en andere activiteiten die te maken hebben met onze dienstverlening. Met uw toestemming gebruiken wij (en waar van toepassing, onze partners of andere vertrouwde derden) uw informatie voor marketingactiviteiten, marktonderzoek, analyse en andere verwante doeleinden. U besluit voor welke doeleinden wij uw informatie mogen gebruiken. Hieronder volgen vier voorbeelden van de wijze waarop van uw informatie gebruik gemaakt kan worden:

Van tijd tot tijd communiceren we met u via e-mail en (als u ons de betreffende informatie via de website of een ander communicatiemiddel hebt verstrekt), per mobiele telefoon (via SMS-berichten of, indien uw mobiele telefoon deze mogelijkheid biedt, via EMS- of MMS-berichten of gelijksoortige technologieën) of per post om uw informatie, speciale aanbiedingen, nieuwsbrieven die u hebt aangevraagd en ander materiaal waarin u wellicht geïnteresseerd bent toe te sturen;
Uw informatie kan beschikbaar gesteld worden aan vertrouwde partners om een passende functie voor u te vinden of voor dezelfde doeleinden zoals hierboven beschreven. Indien deze partijen in een bepaald land gevestigd zijn waar andere of minder strenge wetten of regels van toepassing zijn voor de bescherming van de privacy, zullen wij u hier op voorhand over informeren zodat u de mogelijkheid hebt het gebruik van uw informatie in dit land toe te staan of te weigeren;
Uw informatie kan daarnaast beschikbaar gesteld worden aan klanten van DOCS om een passende functie voor u te vinden. Dit zal enkel plaatsvinden met uw voorafgaande goedkeuring;
Marktonderzoek. Wij kunnen u bijvoorbeeld vragen mee te doen aan onderzoeken naar actuele onderwerpen of bepaalde thema's die door ons intern gebruikt worden, of door vertrouwde partners of derden. Voorafgaand aan uw deelname zullen we u altijd informeren hoe de informatie die u gaat verstrekken precies gebruikt zal worden voor het doel van het onderzoek;
De analyse van de informatie mogelijk maken, intern door ons of door derden die namens ons optreden. Het doel is niet om u als gebruiker te identificeren, maar om statistische informatie te krijgen waardoor we trends kunnen vaststellen in het gebruik van onze websites en deze zo kunnen verbeteren.

DOCS respecteert de privacy rechten en belangen van de bezoekers van haar websites en de volgende principes zullen worden toegepast door DOCS bij de behandeling van persoonlijke gegevens:

Gegevens Privacy Principes:

Persoonlijke gegevens worden verzameld voor de doeleinden als hierboven beschreven en als zodanig gebruikt. Het verzamelen en verwerken van de gegevens zullen worden beperkt tot deze doeleinden en u wordt hierbij vooraf geïnformeerd over de doeleinden en gebruik van zulke gegevens.

Gegevens die worden verwerkt zijn adequaat en relevant en niet bovenmatig in relatie tot de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

Gegevens zijn zo accuraat als mogelijk en, indien noodzakelijk, actueel.

Gegevens worden niet langer bewaard dan gepast of noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt of in verband met lokale wettelijke regelgeving.

Gegevens worden verzameld, gebruikt en bewaard in overeenstemming met de wettelijke rechten van de persoon.

Geschikte technische en fysieke maatregelen worden genomen ter voorkoming van onbevoegde toegang, verlies, vernietiging of beschadiging van gegevens en onbevoegde organisatie, openbaring of verwerking.

DOCS bewaart de door u aangeleverde gegevens in een beveiligde elektronische database om u te kunnen voorzien van gewenste informatie en diensten. Deze informatie wordt oneindig bewaard tenzij u verzoekt dat de informatie wordt verwijderd.

Verwerking van Persoonlijke Gegevens

DOCS’ websites en elektronische databases zijn beveiligd ter voorkoming van het verlies, misbruik, onbevoegde toegang of openbaring, verandering of beschadiging van de informatie onder ons beheer.

Door het verstrekken van uw persoonlijke gegevens gaat u ermee akkoord dat DOCS deze gegevens mag verwerken voor de doeleinden en in overeenstemming met de principes zoals opgenomen in dit beleid.

DOCS verwerkt persoonlijke gegevens eerlijk en wettig enkel in overeenstemming met de doeleinden zoals in dit beleid opgenomen.

Verwerking in overeenstemming met deze doeleinden bevat verkrijgen, vastleggen, vasthouden, gebruiken, beperken, openbaren door overdracht, verspreiden of anderszins beschikbaar maken, uitlijnen, blokkeren, vernietigen en wissen van gegevens. In het geval van verwerking van carrière mogelijkheden bij DOCS, kan de verwerking van persoonlijke gegevens het volgende inhouden, maar is niet beperkt tot:

kandidaat status

werk ervaring / functie gegevens

opleiding

compensatie en secundaire voorwaarden

feedback van werkgevers

Deze opsomming is niet uitputtend en kan worden veranderd en/of uitgebreid.

Openbaren binnen DOCS

Om te kunnen opereren als een wereldwijde business kan het noodzakelijk zijn om persoonlijke gegevens te verwerken en doorgeven binnen DOCS’ organisatie. Dit kan betekenen dat de persoonlijke gegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER) naar de Verenigde Staten en elders.

Verwerking en/of het doorgeven van persoonlijke gegevens en het vrijgeven van zulke gegevens binnen DOCS en/of naar derde partijen buiten de Europese Economische Ruimte is aan lokale wetgeving en, indien vereist, aan uw goedkeuring onderhevig, en adequate veiligheidsmaatregelen dienen te worden genomen.

Openbaren aan derde partijen

DOCS gehouden worden om bepaalde persoonlijke gegevens te openbaren aan derde partijen zoals Overheidsinstanties.

Het kan noodzakelijk zijn bepaalde persoonlijke gegevens te openbaren aan een leverancier of andere partij die diensten levert waarvoor het gebruik en/of creatie van persoonlijke gegevens vereist is.

Het kan ook noodzakelijk zijn om persoonlijke gegevens te openbaren om de wettelijke belangen van DOCS te beschermen, onderhevig aan lokale wetgeving.

Gebruik van cookies

Naast de informatie die wij over u verzamelen, zoals hierboven beschreven, zijn we ook in staat om informatie te verzamelen aan de hand van zogenaamde cookies, zoals veel andere websites ook doen. Met behulp van cookies kunnen we de volgende informatie verzamelen: inloginformatie; e-mailadres; toegangscode; het Internet Protocol (IP)-adres dat uw computer gebruikte om verbinding met internet te maken; het type en de versie van uw browser; het besturingssysteem en platform dat u gebruikt om verbinding te maken; het nummer van de cookie; de delen van de site die u hebt bezocht of waarnaar u op zoek was; de Uniform Resource Locators (URL's) van de sites via welke u onze site heeft bezocht en via welke pagina u onze site heeft verlaten, inclusief het tijdstip, de datum, enz. Onze cookies bevatten geen andere informatie die u persoonlijk identificeert.

De meeste browsers bieden de mogelijkheid om het gebruik van cookies uit te schakelen. Als u wilt weten hoe u dit moet doen, raadpleeg dan het help-menu van uw browser. Het uitschakelen van cookies zal uw gebruik van onze website echter beperken.

Andere websites

Let op: als u op advertenties in de vorm van links of banners klikt, kunt u naar een andere website geleid worden waar het privacybeleid inzake gegevens kan afwijken van dat van DOCS. Bezoekers dienen het privacybeleid van de andere websites te raadplegen, daar wij niet aansprakelijk zijn voor en geen zeggenschap hebben over informatie die wordt doorgegeven aan of verzameld door deze derden.

Internetgebaseerde gegevensoverdracht

Aangezien internet een wereldwijde omgeving is, omvat het gebruik van internet voor het verzamelen en verwerken van persoonlijke gegevens noodzakelijkerwijs de overdracht van gegevens op internationale basis. Door deze website te bezoeken en elektronisch met ons te communiceren, erkent u en stemt u er daarom mee in dat wij persoonlijke gegevens op deze manier verwerken.

Personen jonger dan 18 jaar

Personen jonger dan 18 jaar komen niet in aanmerking om persoonlijke gegevens via onze website door te geven.

Toegang

U hebt te allen tijde het recht om uw persoonlijke gegevens in te zien die door DOCS worden bewaard (onderhevig aan bepaalde wettelijke beperkingen). Indien u een verzoek wilt indienen om informatie te verkrijgen en/of te wijzigen, kunt u contact opnemen met Registrations@docsglobal.com.
U hebt ook het recht om DOCS te vragen het gebruik van uw informatie te staken.
DOCS heeft het recht de toegang tot bepaalde delen van uw gegevens te weigeren om het recht op privacy van een andere persoon te beschermen of om te voorkomen dat inbreuk gedaan wordt op de vertrouwelijkheid van deze informatie.
DOCS heeft ook het recht om uw registratieprofiel te verwijderen als we van mening zijn dat dit onjuist, verouderd of naar alle waarschijnlijkheid niet relevant is voor onze toekomstige diensten.

Beveiliging

DOCS heeft maatregelen getroffen om de elektronische en handmatige verwerking van uw persoonlijke gegevens te beschermen en misbruik te voorkomen, onderhevig aan wettelijke regelgeving.

DOCS verzekert dat adequate beveiliging in acht wordt genomen door derde partijen en gelieerde ondernemingen die persoonlijke gegevens verwerken namens DOCS, onderhevig aan lokale wetgeving.

Overdracht

In het onwaarschijnlijke geval dat we onze zakelijke activiteiten verkopen of op andere wijze van de hand doen, geheel of gedeeltelijk, behouden we ons het recht voor uw informatie over te dragen als onderdeel van de zakelijke activa van ons bedrijf.
Medewerkers van DOCS kunnen overal ter wereld toegang krijgen tot de door u verstrekte informatie, maar ze zijn allen gehouden aan dit privacybeleid.

Veranderingen in ons privacybeleid

We streven ernaar om u per e-mail geïnformeerd te houden omtrent alle veranderingen in het beleid die de wijze waarop uw informatie wordt gebruikt fundamenteel beïnvloeden. We moedigen gebruikers echter ook aan hun privacy zelf te beschermen door regelmatig te controleren of het privacybeleid van ons bedrijf is gewijzigd en, indien zij dit wensen, door hun voorkeuren te veranderen.

Hoe contact met ons op te nemen

U kunt contact opnemen met DOCS door een e-mail te sturen aan info@docsglobal.com of naar het volgende adres:

DOCS
Handelsweg 53
1181 ZA Amstelveen
Nederland

Gelieve de volgende zaken in uw correspondentie te vermelden:
• Uw naam, adres en telefoonnummer;
• Het e-mailadres dat u hebt gebruikt om zich te registreren (indien van toepassing).

DOCS International B.V. is statutair gevestigd in Amsterdam en staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel in Amsterdam onder nummer 30161853.